To brief of not to brief

Succesvol samenwerken op basis van heldere briefings

Om van je organisatie een geoliede machine te maken is het kunnen ‘aanzetten’ van anderen op waar jij naartoe wilt essentieel. Het goed briefen van wat je van die ander wilt en waarom is hiervoor de basis.

Veel mensen vinden het lastig om anderen goed te briefen of nemen hier geen of onvoldoende tijd voor. Het resultaat: onvrede en frustratie bij jezelf en de ander, en inefficiëntie in het werken. Daarom een 5-stappenplan voor het maken van heldere briefings!

Je kunt een ander pas goed aan het werk zetten als je weet wat je wilt bereiken en wat je in dat kader van die ander wilt.

Stap 1. Bepaal vóór je een opdracht geeft wat je zelf wilt bereiken en waarom. Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk wordt er vaak te snel overgegaan tot actie. Ga dus niet te vroeg met de ander om tafel, maar bepaal eerst wat je zelf wilt bereiken en waarom. Zet dit bij voorkeur op papier. Daardoor krijg je snel duidelijk wat je zelf nog aan denkwerk te doen hebt.

Stap 2. Bepaal wat je van de ander wilt en binnen welke kaders. Wanneer je jouw doelen helder hebt kun je gaan bepalen wat je van een ander nodig hebt om deze doelen te bereiken. Het is hierbij belangrijk om concreet te schetsen wat je van iemand verwacht. Wil je bijvoorbeeld dat iemand meedenkt of het gewoon exact uitvoert zoals jij het zegt. Het wederzijds uitspreken van verwachtingen voorkomt misverstanden tijdens het proces en is essentieel om de samenwerking te laten slagen. Bepaal tevens de scope van de opdracht (welke werkzaamheden horen er wel/niet bij) en de kaders waarbinnen iemand de opdracht moet uitvoeren qua tijd en budget.

Stap 3. Vraag het de juiste persoon of partij. Nu je weet wat je wilt bereiken en wat je van een ander nodig hebt, is het belangrijk om de opdracht bij de juiste persoon of partij neer te leggen. Hiervoor is het van belang om goed te kijken of de persoon of partij die je op het oog hebt de skills, kwaliteit én mentaliteit heeft om de klus succesvol vóór en mét jou te klaren. Pas er dus voor op om de opdracht neer te leggen bij iemand die toevallig tijd heeft of een partij die je toevallig kent, maar verdiep je in de ander en kijk waar zijn/haar kracht ligt. Maak op basis daarvan je keuze.

Stap 4. Vraag wat de ander nodig heeft en maak afspraken. Pas in deze stap begint het eigenlijke briefen. Neem de tijd om de opdracht uit te leggen en schets hierbij ook de context van de vraag, zodat de ander de achterliggende belangen goed begrijpt. Vraag uit wat de ander nodig heeft om zijn/haar werk goed te doen. Welke informatie of ondersteuning is nodig? Hoe vaak en op welke manier moet er afstemming plaatsvinden? Vat de afspraken samen op papier. Zo liggen ze niet alleen vast, maar kom je er ook snel achter waar zaken nog niet duidelijk zijn. Door de laatste zaken concreet te maken zijn jullie ‘ready to go’.

Stap 5. Blijf gedurende het proces beschikbaar voor de ander – Iedere succesvolle samenwerking is een team-effort. Heb je de opdracht gegeven en is de ander aan de slag, blijf dan beschikbaar voor het beantwoorden van vragen en het geven van feedback. Jouw kennis, ideeën en kijk op zaken vormen voor de ander waardevolle input om tot de beste resultaten te komen. Wacht dus niet tot die ander terugkomt om jou uit je stoel te blazen, maar blijf betrokken en zorg voor de interactie die nodig is om samen tot de kwaliteit te komen waar jouw doelen om vragen.

Tip: hoor je te lang niks, dan is de ander wellicht vastgelopen of nog niet begonnen. Want pas als iemand echt aan de slag is komen doorgaans de vragen. Neem dus niet aan dat het wel loopt, maar check nog even of alles wel duidelijk is.

Bottom-line: ‘fast is not always better’, en zeker niet als het om briefen gaat. De tijd die je besteedt aan een goede voorbereiding betaalt zich in het proces dubbel en dwars terug.

Ik hoop je met deze tips op weg te hebben geholpen in het beter briefen en het samen met anderen gestroomlijnd realiseren van je doelen.

Spread your wings and fly!

Ellen